bcpos
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Workflow-basierte Verarbeitung von Rücklastschriften

Die Verarbeitung von Rücklastschriften erfolgt nach einem Standard-Workflow, der aus den Erfahrungen vieler Händler abgeleitet wurde, aber auch an Ihre individuellen Gegebenheiten angepasst werden kann.

bcpos-ablauf

 

Technisch wird der Workflow über sogenannte Stati abgewickelt: Jede im System vorhandene Rücklastschrift ist in einem bestimmten Verarbeitungsstatus (Bearbeitungsschritt), aus dem sie aufgrund definierter Ereignisse (Ablauf von Fristen, ausgehende und eingehende Korrespondenz, Erfassung der Karteninhaberadresse, Eingang von Zahlungen) in einen festgelegten Folgestatus wechselt.

 

Die Abfolge der Stati und die Ereignisse, die zu einem Statuswechsel führen, können dabei weitgehend kundenindividuell festgelegt werden. Zudem können eigene Stati definiert werden, um bestimmte Bereiche des Workflows z.B. für die Auswertung oder zur Realisierung von Zwischenarbeitsschritten genauer zu modellieren.

 

Auf den folgenden Seiten haben wir einige der möglichen Bearbeitungsschritte etwas genauer dargestellt:

 

  • Hoffnungslauf
  • Beleganforderung und Adressermittlung
  • Mahnwesen und Inkasso

 

Sollten Sie Fragen haben, wie der Standard-Workflow an die individuellen Abläufe in Ihrem Unternehmen angepasst werden kann, berät Sie unser Service-Team gerne. Bitte nutzen Sie unser Kontaktformular, um weitere Informationen anzufordern.


Doppelt hält besser: Der „Hoffnungslauf“

An dieser Stelle erfolgt im Standard-Workflow der sogenannte Hoffnungslauf. Ziel ist es, durch ein erneutes Einreichen der ursprünglichen Lastschrift (ggf. zzgl. Gebühren) die Forderung einlösen zu können, ohne dass weitere Kosten durch Beleganforderung oder Adressermittlung entstehen.

bcpos-hoffnungslauf

Erfahrungen unserer Kunden zeigen, dass sich mit bc:pos über die Hälfte der Rücklastschriften wie von selbst erledigen, da sie ohne manuelle Arbeitsschritte die Zahlungen im Hoffnungslauf erhalten. Das spart Zeit, Aufwand und Kosten – wie viel Sie einsparen können, berechnen wir gerne gemeinsam mit Ihnen.

Der Erfolg hängt dabei wesentlich vom Zeitpunkt der Wiedervorlage ab, den bc:pos selbständig errechnet. Grundlage sind Daten über häufige Fristen, nach denen aufgrund regelmäßig wiederkehrender Geldeingänge (Gehalt, Lohn, Rente) mit hoher Wahrscheinlichkeit wieder ausreichende Liquidität auf dem Bankkonto vorhanden ist. Wird auch die zweite Lastschrift zurückgegeben, erkennt das System dies und kann diese der ursprünglichen Rücklastschrift zuordnen. Dadurch wird gewährleistet, dass dieser Fall nun z.B. in die Beleganforderung geht und nicht erneut für den nächsten Hoffnungslauf vorgesehen wird.


Beleganforderung und Adressermittlung

Im nächsten Schritt wird nun der Zahlungsbeleg mit der Unterschrift des Karteninhabers angefordert, um bei der kontoführenden Bank des Käufers das Recht nachzuweisen, die Adressdaten des Karteninhabers abzufragen.

bcpos-beleganforderung

In den meisten Fällen ist dazu ein Brief oder ein Fax erforderlich, das an die Filiale gesendet wird, die über den Beleg verfügt. Bei Händlern ohne Filialen oder mit zentraler Beleglagerung kann das Anschreiben entfallen und der Beleg sofort aus dem Beleglager herausgesucht werden.

Bei der Beleganforderung und der Adressermittlung lassen sich manuelle Arbeitsschritte nicht vermeiden: Der Beleg muss gesucht, kopiert und dem Bankanschreiben beigelegt werden. Die Antwort der Bank oder eines kommerziellen Adressauskunftdienstes, d.h. die Adresse, muss in bc:pos erfasst werden.

Alle anderen Schritte führt bc:pos jedoch automatisch durch, so werden z.B. Fristen überwacht und bei Überschreiten der Fristen weitere Maßnahmen ergriffen. Wird kein Beleg gefunden, werden die dazugehörenden Rücklastschriften in einen entsprechenden Endstatus gesetzt, aus dem hervorgeht, dass keine weitere Verarbeitung möglich ist und aus welchem Grund (für die statistische Auswertung). Wird die Wartezeit auf eine Antwort der Bank überschritten, kann ein erneutes Anschreiben an die Bank erstellt werden.

In der Regel verlangen die Banken Gebühren für die Adressermittlung, diese können als Fremdgebühren in bc:pos für alle in bc:pos erfassten Banken administriert und dann automatisch dem Gesamtbetrag der jeweiligen Rücklastschrift zugeordnet werden.

 

 


Mahnwesen und Inkasso

Sofern alle erforderlichen Daten in bc:pos vorhanden sind, können Kundenanschreiben (Zahlungserinnerung/Mahnungen) erstellt werden. Erforderliche Daten sind:

 

  • Übersicht über alle offenen Forderungen (erstellt bc:pos).
  • Adresse (aus eigener Datenhaltung, von der Bank oder einer Adressauskunft).
  • Übersicht der angefallenen eigenen und Fremdgebühren.

bcpos-mahnwesenbc:pos stellt damit ein vollständiges und automatisiertes Mahnwesen zur Verfügung, das

 

  • selbständig alle Mahnfristen überwacht,
  • selbständig die jeweils nächste Mahnung generiert,
  • sämtliche Briefe vollautomatisiert auf der Grundlage vorformulierter Anschreiben ausdruckt,
  • selbständig die jeweiligen Mahngebühren berechnet und ausweist.

 

Diese Funktionalität führt zu einer erheblichen Einsparung von manuellem Aufwand im Debitorenmanagement: Nur noch die seltenen Fälle, in denen der säumige Kunde den Betrag in bar bezahlt, müssen von Hand eingepflegt werden. Alles weitere erledigt bc:pos selbständig.